Je hebt een mooi BI-dashboard voor je staan: alle relevante cijfers staan op een rij, de grafieken zijn strak en overzichtelijk. Maar wat nu? Pas wanneer je het dashboard dagelijks inzet om beslissingen te nemen, krijgt het zijn échte waarde. Helaas blijft het in veel organisaties hangen als ‘leuk om te laten zien’. Hoe voorkom je dat het bij een statisch rapport blijft en maak je er een echt stuurinstrument van?

Begin met de juiste vragen

Een dashboard is geen encyclopedie, maar een kompas: het geeft je richting in plaats van alle details. Stel daarom elke keer bij gebruik van het dashboard de vraag: “Wat wil ik vandaag weten of verbeteren?” Denk bijvoorbeeld eens aan vragen als:

• Is mijn projectrendement deze week op koers?

• Waar loopt de planning vast?

• Welke klanten of routes leveren het meeste op?

Door zo te denken, gebruik je het dashboard actief in plaats van er alleen naar te kijken. Het doel van een dashboard is om in één oogopslag de belangrijkste inzichten te geven, zodat je beter geïnformeerde besluiten kunt nemen.

Maak dashboards onderdeel van overleg en routine

Een goed dashboard komt pas écht tot leven als het structureel wordt gebruikt. Maak er geen statisch rapport van, maar het startpunt van je overleg en routine. Begin je dag- of weekmeeting met het dashboard in plaats van met losse rapporten of enkel een gesprek op basis van gevoel. Zo staan de feiten meteen op de agenda. Koppel acties direct aan cijfers: “We zien dat de bezettingsgraad daalt, wat gaan we eraan doen?”

• Integreer het dashboard in (team-)overleg: Leg het dashboard tijdens je overleg open op tafel, digitaal of op scherm, en bespreek wat opvalt.

• Koppel acties aan cijfers: Bespreek rode cijfers of trends direct. Bijvoorbeeld: “De omzet van product X ligt onder verwachting; wat is ons actieplan?”

• Gebruik filters en favorieten: Maak voor verschillende teams of managers persoonlijke favorieten of filters. Zo ziet een projectleider zijn relevante data, en de directie de strategische KPI’s.

Op deze manier wordt data een vast onderdeel van de besluitvorming, niet alleen van de rapportage. Zoals data-analisten adviseren: plan korte momenten om samen door de cijfers te lopen, zodat “data een vast onderdeel van het gesprek” wordt in de dagelijkse praktijk.

Leer je mensen lezen wat ze zien

Dashboards tonen getallen en grafieken, maar niet iedereen interpreteert die vanzelf. Voor veel medewerkers is een KPI geen vanzelfsprekende taal. Het helpt daarom enorm om gebruikers te trainen of te begeleiden in het lezen van het dashboard:

• Wat betekent elke KPI? Maak duidelijk wat elke indicator inhoudt. Leg uit wat het rendement of de dekking precies meet en hoe dat meetelt voor de doelen.

• Wat is een goed of slecht signaal? Bespreek grenswaarden. Is bijvoorbeeld een afwijking van 5% ernstig of nog acceptabel? Zorg dat iedereen het kleurgebruik (groen/oranje/rood) begrijpt.

• Hoe werken filters en inzoomen? Laat zien hoe je inzoomt op specifieke periodes, teams of projecten. Als de omzet daalt, hoe vind je dan snel of dat aan een bepaalde klantgroep ligt?

Een introductiesessie, korte handleiding of uitlegvideo maakt een enorm verschil. Met de juiste Power BI-training stijgt de gebruikersadoptie en haal je meer rendement uit je BI-investering. Zo voorkom je dat dashboards onbegrijpelijk lijken en zorg je dat iedereen ermee kan werken.

Kijk verder dan de ‘rode cijfers’

Dashboards zijn ideaal om afwijkingen in je cijfers te ontdekken, maar echte waarde ontstaat pas als je vervolgens doorvraagt. Valt het rendement van een project tegen? Zoek dan uit waarom dit project uitloopt. Ziet het ernaar uit dat een bepaalde klantgroep een lage marge oplevert? Onderzoek wat het daar precies veroorzaakt. Mist je planning doelen? Ga na welke stap in het proces vertraging oplevert. Dat kan eenvoudig door door te klikken in het dashboard (drillen) en zo verder te analyseren. Op die manier ga je van symptoom naar oorzaak. En juist daar zit de kracht van BI: niet alleen de grafiek bekijken, maar erachter komen welke acties nodig zijn.

Blijf meten, vergelijken en verbeteren

Een dashboard is een levend instrument. Nadat je het hebt geïmplementeerd, is het verstandig om het na verloop van tijd eens goed te evalueren. Blijven de KPI’s die je meet relevant voor je doelstellingen? Werken alle koppelingen naar onderliggende data nog goed? En wordt het dashboard nog door het team gebruikt in plaats van alleen verzameld in een map? Neem elke paar maanden een moment om dit te checken. Zo voorkom je dat het dashboard veroudert of niet meer aansluit bij de behoefte. Misschien stel je nieuwe vragen of pas je doelen aan naarmate de organisatie groeit. Door continu te meten en te vergelijken met eerdere periodes blijf je gericht verbeteren. Je houdt het dashboard scherp en zorgt dat het blijft bijdragen aan betere beslissingen.

Zet vandaag de eerste stap

Een dashboard is pas écht waardevol als het acties in gang zet. Wie leert werken met dashboards in plaats van er alleen naar te kijken, haalt niet alleen inzicht uit data, maar ook rendement. Bij Vimak BI helpen we organisaties niet alleen bij het bouwen van dashboards, maar vooral ook bij het implementeren van datagedreven werken, van bewustwording tot dagelijkse toepassing. Met de juiste vragen, training en routine zorg je dat jouw data altijd voor je werkt.

📊 Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek welke dashboards direct waarde opleveren voor jouw bedrijf.
📞 Bel ons: 076 230 90 00
✉ Mail ons: info@vimakbi.nl

Samen zorgen we ervoor dat data écht gaat werken voor jouw bedrijf, vanaf dag één.