Vimak BI verbetert als datapartner van bedrijven operationele processen en besluitvorming, met behulp van data-analyse en dashboards die real-time inzicht geven. Bij bouwbedrijf Gelens uit Etten-Leur weten ze hoe waardevol dat is. Directeur-eigenaar Mitchell Roovers: ‘Wij hebben onze organisatie naar een hoger niveau kunnen tillen dankzij Vimak BI.’

Wat voor bedrijf is Gelens?

Mitchell: ‘Wij zijn een lokaal bouwbedrijf met 57 eigen medewerkers. We werken onder meer in de luxewoningbouw en voeren ook onderhoud en service uit voor VVE’s, scholengemeenschappen en woningcorporaties. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan keuken- of badkamerrenovaties van huurwoningen. Sinds oktober vorig jaar ben ik samen met Bas Valk directeur-eigenaar en sta ik aan het hoofd van de service- en onderhoudsafdeling.’

Tegen welk probleem liep Gelens aan?

‘Zeven jaar geleden zijn we begonnen met het digitaliseren van onze bedrijfsvoering – daarvoor stond alles op papieren werkbonnen die in gealfabetiseerde werkbakjes zaten. Destijds gingen we aan de slag met het programma Exact voor Bouw, speciale software voor de bouw. Helaas hadden we daarmee nog niet voldoende overzicht van de status van alle opdrachten die we uitvoeren, waardoor veel opdrachten te lang open bleven staan en onze cashflow soms haperde. Het was onduidelijk hoe lang de uitvoering van de verschillende opdrachten duurde en ook bleven facturen liggen bij onderaannemers. We hadden dus behoefte aan meer inzicht, ook financieel. Daarvoor hebben we Vimak BI ingeschakeld.’

Hoe heeft Vimak BI kunnen helpen?

Lenny Aernouts, Business Analist bij Vimak BI: ‘We hebben een visueel dashboard gebouwd, waarin ze bij Gelens in één oogopslag kunnen zien hoeveel opdrachten er openstaan. Ze kunnen filteren op de status en ook op het soort project, want de projecten zijn gesorteerd op complexiteit. Daarnaast hebben we ook een financieel dashboard gemaakt, waarin Mitchell onmiddellijk kan zien wat de algemene kosten zijn, wat het werkkapitaal is en wat er verdiend is. Hij heeft daarmee meteen een overzicht en hoeft niet meer eerst specifieke financiële zaken op te zoeken in Exact voor Bouw.’

Wat is er concreet verbeterd dankzij de dashboards van Vimak BI?

Mitchell: ‘De grootste slag is gemaakt bij onze service- en onderhoudsafdeling. Voor de komst van de dashboards hadden we rustig 700 tot 800 openstaande opdrachten per week. Nu zijn dat er zo’n 300. Een van onze medewerkers loopt via het dashboard continue de opdrachten na en kan afgeronde zaken sneller afsluiten. Daardoor is de omloopsnelheid flink verbeterd en kunnen we meer opdrachten aannemen. Maar dat is niet het enige: we hebben beter inzicht in facturen die bij onderaannemers blijven liggen, zodat we daar ook makkelijker achteraan kunnen gaan. En we kunnen de doorlooptijd van projecten meten. Als bij een klant een voordeurslot vervangen moet worden, kunnen we via het dashboard zien hoe vaak iemand van ons langs is geweest om het te repareren. Dat is informatie die de woningbouwvereniging ook van ons wil hebben en die we nu dus kunnen leveren.’

Wat maakte het zo leuk voor Vimak BI om met bouwbedrijf Gelens te werken?

Lenny: ‘Het is een heel toegankelijke, informele organisatie om mee te werken. Juist doordat we inzicht konden bieden in informatie er eerder nog niet was, zagen we dat het dashboard echt van toegevoegde waarde was. Het wordt inmiddels structureel gebruikt, waardoor je weet dat je daadwerkelijk iets hebt kunnen betekenen.’

Kan Vimak BI als datapartner in de toekomst nog van dienst zijn voor bouwbedrijf Gelens?

Mitchell: ‘We zijn dankzij hun oplossingen al heel erg geholpen, maar we hebben zeker ook nog wat wensen. Zo zou ik graag zien dat het financiële dashboard nog inzichtelijker wordt dan het nu al is. Ook hebben we meerdere werkmaatschappijen die ik graag allemaal zou toevoegen aan de dashboards. Dus we zijn voorlopig nog niet klaar met Vimak BI.’